PR Tech es un término que une las palabras Relaciones Públicas y Tecnología. El objetivo de una empresa de este segmento es ofrecer soluciones que optimicen y automaticen procesos importantes en la estrategia de relaciones con la prensa y comunicación corporativa.
O sea, se apoya en herramientas o servicios que aplican la tecnología y la innovación para aportar más inteligencia y agilidad a actividades como: organización de bases de datos, CRM, publicación de textos, campañas de marketing por correo electrónico, así como seguimiento y análisis de la información.
En este artículo, profundizaremos en cómo PR Tech trabaja para automatizar y optimizar el monitoreo de noticias y medios sociales y el análisis de esos datos.
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Cómo apoya PR Tech el monitoreo de los medios de comunicación
El monitoreo de los medios de comunicación es uno de los pilares de la estrategia de relaciones públicas y/o de comunicación. A través de este, las marcas pueden rastrear las conversaciones en tiempo real para conocer la visibilidad y el impacto que tienen en la prensa y las redes sociales.
Además, el objetivo de la monitorización no es sólo recoger información, sino ir un paso más allá y analizarla de forma cualitativa y alineada con los objetivos empresariales.
Al final, si la marca no sabe lo que dicen los periodistas y los consumidores sobre la empresa, los productos o los competidores, ya está un paso por detrás en el mercado, sufriendo mayores posibilidades de enfrentarse a crisis o perder competitividad.
De este modo, podemos decir que el tradicional clipping, en el que sólo se recortaban los artículos del periódico y en el que se calculaban única y exclusivamente los centímetros, es ya cosa del pasado.
Por cierto, según el periodista Claudio Cardoso, en el libro La comunicación en el comando, no basta con vigilar las noticias del noticiario. Hay que «interpretar la calidad de la exposición de la marca a toda velocidad».
Por lo tanto, sepa que hoy en día es esencial contar con un proceso de monitoreo de medios bien estructurado que abarque los siguientes pasos:
- Mapeo de palabras clave importantes para la marca: empresa, portavoces, productos, competidores y mercado.
- Definición de los medios de comunicación que hay que monitorear: blogs, portales de noticias, periódicos online especializados o completos, publicaciones impresas, televisión y radio.
- Selección de redes sociales para su monitoreo: Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin y Youtube.
- Análisis continuo de la información: el monitoreo puede ser diario, semanal o mensual, según las necesidades de la marca. Sin embargo, hoy en día el análisis diario y en tiempo real es indispensable para tomar decisiones más rápidamente y ser más resolutivo.
- Elaboración de reportes y definición de indicadores para el monitoreo de medios: cantidad de noticias, sentimiento, palabras clave, mensajes clave, repercusión en redes sociales, hashtags más usados y engagement son algunos ejemplos.
- Apoyo de la tecnología para manejar la gran cantidad de canales, fuentes y datos disponibles en el entorno digital y físico. Y es en este último punto donde una PR Tech está en el centro de este trabajo.
¿Tecnología en la estrategia de monitoreo para qué?
Cuando el tema es la tecnología aplicada a las actividades de relaciones públicas o de comunicación, es necesario recordar que los equipos tienen muchas obligaciones que equilibrar en el día a día, incluyendo el monitoreo y el análisis de datos.
Y cada una de estas demandas tiene sus propias particularidades, etapas y tiempo de realización. En el caso concreto del monitoreo, las marcas deben prestar atención a todos los canales y puntos de contacto con la prensa y los consumidores.
O sea, hablamos de periódicos impresos y online, blogs, radio, canales de televisión, Facebook, Instagram, Twitter y Linkedin. En algunos casos, como los de las multinacionales, es necesario multiplicar estas fuentes por el número de idiomas que hay que monitorear.
Por lo tanto, es una demanda que requiere tiempo, dedicación,diagnóstico, centralización de la información y una mirada orientada a los datos.
De hecho, lidiar con este alto flujo de información fue señalado por los gerentes de comunicación en el Monitor Latino de Comunicación 2020/2021 como uno de los retos y necesidades para el desempeño de los departamentos con excelentes resultados.
En este contexto, la PR Tech actúa como una aliada de los equipos de comunicación para hacer esta demanda más fácil, rápida y analítica. Al final, el monitoreo no sólo consiste en recortar las menciones, sino en reportar los resultados con eficiencia y calidad.
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Pero, ¿cómo apoya PR Tech este proceso?
- Con herramientas específicas de monitoreo y análisis de noticias, que permiten la construcción de múltiples búsquedas a partir de filtros como: idioma, fuente, período y palabras clave, que pueden ser sobre su marca o sobre la competencia, por ejemplo.
Además, estas plataformas automatizan las búsquedas, la activación de newsletters y la creación de reportes, dejando el trabajo pesado y repetitivo a la tecnología, así como aportando más tiempo para que su equipo actúe inteligentemente.
- Desde herramientas que centralizan la monitorización de los medios sociales, permitiendo la personalización de las búsquedas por canal social, palabra clave, hashtag, @, periodo e idioma.
Otra ventaja de estas soluciones es la facilidad para extraer información importante para reportar resultados, con gráficos e informes que contienen informaciones como: sentimiento, buzz, principales influenciadores y detractores de la marca, hashtags asociados, menciones sobre la competencia, términos más mencionados, entre otros.
- Con servicios que combinan la tecnología y el análisis de la información, que se apoyan en la atenta mirada de analistas expertos para dirigir la estrategia a las particularidades de cada marca y automatizar el monitoreo en bruto de las noticias.
Este tipo de solución de una PR Tech, por ejemplo, permite un análisis más segmentado para entender el impacto y la visibilidad de una marca en la prensa, así como para entender los panoramas de crisis, actuar más rápidamente y reportar los resultados de los informes alineados con los objetivos corporativos.
- Con dashboards analíticos personalizados que permiten una visión aún más completa, automatizada y en tiempo real de la visibilidad de las marcas y otros competidores del mercado, potenciando la competitividad del negocio.
Además, este tipo de solución acaba aportando más agilidad a las decisiones que hay que tomar en la estrategia de comunicación, ya que los equipos pueden cruzar la información procedente del monitoreo de noticias y redes sociales, comprendiendo mejor el escenario de la marca, el comportamiento de los consumidores y otros players del mercado.
PR Tech y la gestión de la reputación
Ya has entendido que optimizar la monitorización y el análisis de las noticias y los medios sociales es uno de los pilares del trabajo de una PR Tech, pero ¿cuál es la relación de este tipo de empresas con el cuidado de la reputación de la marca?
En primer lugar, podemos citar las palabras de Warren Buffet, uno de los inversores más reconocidos del mundo. Él dice que se necesitan 20 años para construir una reputación, pero sólo se requieren cinco minutos para arruinarla.
Y vamos más allá: en el libro La comunicación en el comando, que citamos antes, Paulo Cardoso menciona que «las marcas están cada vez más expuestas de las más diversas maneras, especialmente en los medios sociales, sin la debida capacidad de interpretar los posibles impactos y reaccionar a tiempo».
El autor también añade que «la velocidad se ha convertido en un elemento clave de la comunicación en los últimos tiempos».
Todo esto demuestra lo esencial que es el apoyo de la tecnología y las soluciones que automatizan el monitoreo cuando se trata de la gestión de la reputación.
Sólo mediante un monitoreo bien estructurado y una escucha activa basada en datos es posible entender en tiempo real qué y cómo se habla de la marca, ya sea en la prensa o en las redes sociales.
Así, el trabajo de una PR Tech ayuda a los equipos de comunicación a comprender la visibilidad de la marca, a anticiparse a los escenarios de crisis, a responder rápidamente los panoramas negativos, a fortalecer la relación con las audiencias y a reportar los resultados de forma más eficiente..
Y todo esto, de una manera u otra, acaba repercutiendo en el proceso de gestión de la reputación de una empresa. Así, la mejor manera de hacer frente a este escenario es contar con aliados que faciliten este proceso, como es el caso de las soluciones tecnológicas enfocadas a la comunicación.
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