¿Cuál es la diferencia entre una buena campaña de PR y una excelente? Si lo primero que pensaste fue en un parámetro cuantitativo, estás en un error; el verdadero secreto está en los detalles, específicamente el proceso de limpieza en el clipping, pues es lo primero que notará tu cliente o superior cuando sea momento de hablar de resultados.
Pensar que en relaciones públicas todo se trata del número de notas, impactos o entrevistas generadas es uno de los errores más comunes entre los asesores de prensa hoy en día; las empresas se han vuelto más selectivas en cuanto a las audiencias que quieren llegar y el número de espacios en los que desean aparecer.
Por ello hoy los mejores profesionales de las RP apuestan más por la calidad que por la cantidad, algo que también se está transfiriendo a labores como el clipping de resultados.
Créenos, un reporte de prensa limpio, bien organizado y fácil de analizar puede cambiar radicalmente la percepción de quien lo revisa, independientemente de los resultados o métricas de vanidad.
Una encuesta desarrollada por CommunicationsMatch, en colaboración con CommPRO.biz, revela que el 76% de las compañías y/o gerentes de comunicación confía en las recomendaciones de boca en boca de sus pares para encontrar agencias de relaciones públicas y otras empresas de comunicación.
Por ello hoy es más importante que nunca que veas a tu reporte de clipping (y el resto de tus entregables) como una de las mejores cartas de presentación de tu agencia, despacho, o incluso para tí si eres un profesional independiente.
Descubre aquí 4 razones más sobre la importancia del análisis de prensa para tu estrategia de PR
¿Cómo elaborar un reporte de clipping organizado y reluciente?
Como asesor de prensa y relaciones públicas sabes que la imágen lo es todo para lograr una buena reputación. Esto incluye tanto la atención que brindas a tus clientes como la calidad del trabajo que realizas diariamente, como es el caso de tu clipping de notas.
Realizar un informe de prensa reluciente y muy profesional requiere de una gran capacidad de abstracción, organización y gestión de la información para destacar lo más importante. Vayamos por pasos:
1 – Comienza con el monitoreo de noticias
Todo empieza en la recopilación total de notas, pues sin ellas es imposible seleccionar o ponderar lo más destacado. Un sistema automatizado de monitoreo de noticias puede ayudarte a identificar cada una de las menciones de tu marca en los distintos medios de comunicación: prensa, web, radio, televisión y redes sociales.
El monitoreo de noticias también te ayudará a identificar, entre otras cosas, el posicionamiento de tu marca en los medios, así como la reputación entre las audiencias, aspectos que marcarán el punto de partida de tu informe y análisis posterior.
2 – Establece los parámetros más importantes
Hoy en día no solo basta con buscar y recopilar información, es necesario gestionarla para sacarle provecho. Tu mismo sistema de monitoreo puede ayudarte a organizar y jerarquizar tus búsquedas de manera práctica y veloz.
Si cuentas con herramientas como Knewin Monitoring, realizar tu clipping de notas resultará mucho más sencillo, pues además de ofrecerte resultados de búsqueda en tiempo real, a través de sus alertas inteligentes, te permite controlar las variables de búsqueda que necesitas para armar tu informe:
- Datos de audiencia y valoración
- Sentimiento de los asuntos
- Análisis de la competencia y del mercado
- Clasificación de la materia como Espontánea o Provocada (retorno de alguna campaña).
Con ello tendrás búsquedas más completas y mejor filtradas desde el inicio, y te ayudará ahorrar mayor tiempo en la realización de tus reportes.
Aprende más acerca de: cómo demostrar resultados de comunicación con reportes de clipping.
3 – Organiza en función de tus resultados
Este paso es quizás el más importante, pues la presentación y armado de tu informe dependerá en gran medida de los resultados que hayas encontrado en tu monitoreo.
Quizás en tu mente estaba colocar una tabla inmensa con el número y enlace a cada una de las notas detectadas; sin embargo eso no parece muy atractivo a la vista. Recuerda que el proceso de limpieza en el clipping es la verdadera clave para que un informe pueda leerse con facilidad y sin interrupciones.
Para esta etapa también debes tomar en cuenta el tipo de reporte: semanal, mensual, trimestral, anual etc., pues deberás acomodar y presentar la información según sea el caso.
No olvides destacar los mejores logros de tu campaña; dedícales una sección entera de ser posible y muestra con números y cifras (ahora sí) el porqué esa entrevista o publicación es sumamente valiosa.
No olvides colocar los next steps y aprendizajes de tu campaña, pues son acciones muy bien valoradas por los clientes y/o superiores, dada la seguridad y confianza que les brinda saber estos aspectos.
Sin duda, las herramientas digitales como los sistemas automatizados para el monitoreo de medios, se han convertido en un gran aliado de los departamentos de comunicación para realizar reportes de clipping o de prensa limpios y detallados. Si quieres saber cómo sacarle mayor provecho a esta tecnología, no dudes en contactar a nuestros ejecutivos.
