El informe es fundamental para que el equipo de comunicación y los clientes tengan acceso a información valiosa que ayude a estructurar y definir el rumbo de la estrategia de comunicación.
Lee también:
>> Conoce las principales métricas a utilizar en el reporte de clipping
>> Template informe de redes sociales
>> Cómo monitorear tu campaña de RRPP con agilidad
Además de ser una ayuda en la planificación y facilitar la comunicación entre equipos, el clipping apoya el desarrollo de planes de crisis y la anticipación de posibles desencadenantes. De esta forma, la marca estará preparada para afrontar los problemas que puedan surgir en el futuro.
Y esto no se limita a la gestión de crisis o al seguimiento de marca en los medios. Un buen clipping report proporciona una visión completa del mercado en el que se inserta la marca, alineando datos sobre competidores y otros sectores que son de tu interés.
En este texto, te daremos algunos consejos e ideas para que puedas preparar un informe de recorte aún mejor que el que ya se ha hecho. ¿Nos acompañas?
Consejos para crear un informe de clipping inolvidable
Desarrollar material que muestre efectivamente el valor del trabajo desarrollado especialmente para la marca en cuestión no es una demanda difícil. Sin embargo, este es un tipo de entrega que requiere planificación y dedicación. Consulta la guía paso a paso a continuación para crear un informe destacado:
- Define el modelo del informe
El primer paso es definir el diseño del reporte predeterminado. En base a los objetivos de la marca, definir las métricas cuantitativas o cualitativas que serán evaluadas. En este punto, es importante resaltar que cada reporte debe ser elaborado individualmente.
Indicadores clave de rendimiento, también llamados KPI, como el alcance de un medio de comunicación, la cantidad de visitas a una historia, las impresiones, las visitas, el ROI, el sentimiento e incluso la conversión. Saber elegir las métricas es fundamental para alinearlas con los objetivos de cada proyecto.
¡Y no olvides el aspecto visual! Los informes eficientes son interactivos y fáciles de entender. Un buen consejo es combinar hojas de cálculo con una presentación intuitiva para facilitar la toma de decisiones del gabinete de prensa o equipo de comunicación. Después de todo, no todos los informes tienen que ser aburridos.
- Define la frecuencia de los informes
Ser coherente en tus informes es una de las lecciones más importantes en el recorte. Por tanto, es la periodicidad en la construcción de la estrategia lo que ayudará a que el proceso sea más ágil y sencillo. Hay profesionales que elaboran informes semanales, mensuales o semestrales.
Habla con tu cliente y descubre qué modelo funciona mejor para él. Pero no lo olvides: la consistencia es la base de cualquier entrega, especialmente cuando se trata de informes de recorte. Una periodicidad clara facilita la comparación de datos y organiza el proceso de trabajo.
- Monitorea, levanta y analiza los dados
Los datos son la base de un análisis consistente. Por lo tanto, es fundamental contar con recortes completos y precisos, disponibles en el momento adecuado y para las personas adecuadas. Esto requiere un proceso de trabajo preciso que monitoree todas las fuentes necesarias para el proyecto en el momento correcto.
Un estudio realizado por Boston Consulting Group (BCG) y el MIT Sloan Management Review (MIT SMR) revela que el 69% de los líderes se sienten más preparados para enfrentar la competencia con el uso de datos y tecnología.
Los reportes de clipping que requieren la evaluación de un gran volumen de fuentes requieren necesariamente el uso de herramientas que ofrezcan automatización del seguimiento y que además cuenten con funcionalidades que optimicen el desarrollo de estos materiales.
- Análisis y sistematización
El análisis de los datos recopilados es, por supuesto, el núcleo del informe de recorte. Por lo tanto, invierte tiempo y recursos en diagnosticar la información recopilada, cruzando las métricas analizadas con los objetivos del proyecto.
Es importante identificar los puntos positivos y negativos del período analizado y evaluar si se lograron los objetivos de la empresa. El informe también debe presentar ideas para nuevas acciones, sortear situaciones negativas e identificar qué se puede hacer para mejorar el posicionamiento y lo que se ha publicado en la prensa sobre su marca.
- Cuenta con un documento atractivo
No olvides tener un documento atractivo y visual. La calidad gráfica de la presentación de los datos facilita la comprensión del contenido. Los datos numéricos y cualitativos se pueden presentar gráficamente, ganando más protagonismo. Algunos ejemplos son:
- Métricas
- Ubicación de medios por región
- Temas más citados
- Mención motivación
- Medios que serán más destacados para la marca
- Palabras clave más citadas
- ROI de acciones de prensa
- Conocer el público objetivo del informe
Un elemento que debe tenerse en cuenta al preparar el informe de recorte es precisamente su público objetivo. Este documento, para ser eficaz, debe personalizarse para adaptarse a sus principales lectores. Es decir, a quién se le presentará.
Incluso si el reporte de clipping se envía a diferentes áreas de la empresa, debe formatearse para una persona específica, lo que determinará el idioma, la estructura y la jerarquía de la información.
Busca una buena herramienta de monitoreo para ayudar con estos procesos
Para ayudar en la construcción del documento analítico, busca una buena solución tecnológica de monitoreo. Herramientas como Knewin News garantizan la automatización del clipping y también cuentan con funciones que optimizan la creación de informes.
Una de las grandes diferencias de nuestra tecnología es la descarga de newsletters e informes inteligentes todos los días. Estos documentos contienen información analítica y métrica muy detallada sobre noticias que mencionan la marca.
Para conocer Knewin News, simplemente haz clic aquí y solicita una demonstración gratuita.
En conclusión…
Es a través del reporte que la persona asistida puede ver claramente todas las acciones realizadas y los resultados obtenidos durante un período determinado. Con estos consejos será posible crear material que transmita toda la información necesaria de forma eficaz y atractiva.
