O relatório de assessoria de imprensa é um dos pontos mais importantes na relação entre assessor e cliente. Ele determina se a relação permanecerá tranquila, pelo menos até o próximo relatório, ou não. Com o relatório, o assessor e a agência de comunicação têm a chance de mostrar quais foram os resultados do trabalho da assessoria. É a hora da verdade. Não dá para encobrir ou maquiar essas informações.
Diversos indicadores de resultados ajudam a captar as informações relevantes para o relatório de assessoria de imprensa. Eles variam de acordo com os serviços oferecidos pela agência de comunicação. O relatório, no entanto, deve ir além de apresentar números de audiência ou centimetragem e quantidade de clipagens. As métricas servem para provar o ganho do cliente e o ROI na assessoria de imprensa.
Para elaborar um bom relatório, seja para assessoria de imprensa ou qualquer outra função administrativa, o profissional precisa pensar, especialmente, para quem ele está apresentando. As métricas devem ser significantes para o cliente e auxiliar no planejamento estratégico de comunicação.
Essa é a mesma ideia defendida e trabalhada pela Resultados Digitais. “Relatórios não devem existir só para provar resultados. Precisam direcionar os próximos passos”, apontou Aluysio de Paula Ferreira, Consultor de Marketing Digital da RD durante o evento RD Summit. Com isso em mente, o que fazer para montar um bom relatório de assessoria de imprensa?
5 passos para elaborar um relatório de assessoria de imprensa
1. Definir o público: Para quem vou falar?
Normalmente, quando o assunto é assessoria de imprensa, o relatório é direcionado para pessoas que ocupam funções estratégicas dentro das empresas: diretores, coordenadores de comunicação e até os cargos mais altos dentro da hierarquia. Cada um ocupa uma função diferente dentro da organização e, por isso, as métricas entregues devem, também, ser específicas para cada função.
Enquanto diretores e presidentes querem saber da contribuição para o negócio em receita, o quanto as ações de comunicação impactaram para a imagem da empresa, coordenadores de comunicação precisam ter informações mais aprofundadas para poderem analisar e direcionar os trabalhos internos.
Alguns coordenadores são formados em áreas de comunicação e têm conhecimento suficiente para analisar melhor as informações do relatório de assessoria de imprensa.
2. Definir as métricas: O que e pra quê?
A partir da definição do público com quem você está falando, chega a hora de determinar as métricas que devem estar presentes no relatório. Cada uma dessas métricas deve responder o questionamento do cliente: para que isso serve?
A centimetragem, o ROI e número de visualizações e audiência, por exemplo, são mais importantes para as funções de chefia. A quantidade de clipping também. Já a análise qualitativa das publicações, as definições de novas estratégias visando interesses do cliente são fundamentais para as coordenadorias e departamentos de comunicação. Lembre-se, cada métrica deve explicar a importância dos dados e o que eles podem acrescentar na estratégia.
3. Definir a periodicidade do relatório:
Da mesma forma como as métricas são determinadas de acordo com a função da pessoa dentro da empresa, a periodicidade varia de acordo com o cargo.
Os coordenadores precisam estar informados quase diariamente, diferentemente do diretores e presidentes. Defina a periodicidade do relatório de assessoria de imprensa de acordo com o cliente e a função do seu contato direto dentro da organização.
4. Extrair as métricas
Definidos o público, as métricas e a periodicidade da entrega desse relatório, agora você precisa extrair os dados. Ferramentas de clipagem, como o Knewin News, ajudam a monitorar veículos online e impressos e a obter alguns desses dados. A centimetragem, minutagem e audiência dependem do veículo de comunicação.
5. Criar um template
O último passo é organizar toda essa informação. Para apresentar os dados, você deve criar um template que contemple os dados destinados a cada pessoa que você pretende informar. Isso de uma maneira organizada e objetiva. Ninguém quer ver métricas que não lhe interessam ou que confundam o entendimento.
Mais do que números e um belo design, o relatório de assessoria de imprensa deve identificar e planejar as próximas ações de comunicação. E mais do que se contentar com os resultados, o assessor deve continuar levando ao cliente novos assuntos, pautas e ganchos.
Na área da comunicação, uma coisa é certa: nada é bom o suficiente para o assessorado. Se você conseguiu emplacar o cliente no Jornal Nacional uma vez, pode ter certeza que ele vai querer aparecer sempre no telejornal. Seu trabalho é mostrar que isso nem sempre é possível e que outros canais também são relevantes para serem trabalhados. Planejamento é tudo na assessoria de imprensa.
Qual a sua dica para montar um bom relatório de assessoria de imprensa? O que não deve faltar na entrega de resultados ao cliente? Participe e deixe seu comentário aqui!
