Não há processo de comunicação que dispense um bom planejamento. A elaboração de estratégias procura obter o máximo de retorno possível na área, respeitando os valores, missão, visão e, principalmente, os objetivos do cliente. Estabelecer um plano de ação, porém, não é uma tarefa fácil. A otimização de planejamento é uma forma de fazer os assessores refletirem sobre o papel da comunicação com o cliente e pode facilitar na apresentação de resultados de assessoria de imprensa.
Por que se preocupar com otimização de planejamento de comunicação?
O planejamento estratégico de comunicação deve ser aplicado para o cumprimento de metas de longo, médio ou curto prazos. Trabalhar com conjunto de ações pré-definidas é encontrar soluções para os problemas do cliente. O senso comum é achar que a função do planejamento em comunicação é vender mais. Claro que esse é um dos principais objetivos, mas a comunicação envolve valores que vão muito além das vendas.
Para os clientes, mais do que aumentar o lucro do produto ou serviço oferecido, é importante tornar a sua marca conhecida pelo público e pela mídia.
A assessoria de imprensa precisa trabalhar para ganhar a simpatia e a credibilidade do público, criar uma imagem positiva e fidelizar clientes, para que eles possam repassar essa mensagem a seu circulo social.
Com o avanço da tecnologia da informação e das redes sociais, a imagem da empresa ou instituição tornou-se fundamental para a manutenção e para o crescimento do negócio.
Planejar a comunicação envolve analisar e diagnosticar problemas específicos a fim de encontrar soluções estratégicas. Isso é possível a partir do uso de diversas ferramentas da comunicação, como a propaganda, o marketing e a assessoria de imprensa.
Afinar as estratégias entre essas diferentes funções dentro da mesma área é uma forma de otimização de planejamento. Além de organizar o trabalho na agência de comunicação, o alinhamento entre as equipes, com representantes do assessorado e da agência, facilita a criação de planos de ação mais efetivos.
11 Passos para a otimização de planejamento
1) Analisar os problemas específicos do cliente e as suas pretensões na área da comunicação.
2) Realizar um diagnóstico da situação do assessorado. É preciso analisar aspectos ligados à parte financeira da empresa, as notícias que já saíram na mídia sobre o cliente, a imagem da instituição, seu público-alvo e as redes sociais e site do assessorado.
3) Definir os objetivos da área e as metas a serem alcançadas com o trabalho de comunicação.
4) Traçar as estratégias, ou seja, como a agência irá atingir os objetivos e as metas.
5) Definir o foco das mensagens a serem divulgadas pela assessoria de imprensa.
6) Identificar corretamente os segmentos de mercado e público a serem atingidos, suas necessidades, potenciais e preferências.
7) Unificar todos esses dados e elaborar o plano de ações (curto, médio e longo prazos).
8) Estabelecer cronogramas para cada plano de ação: quais tarefas precisam ser feitas e os períodos para suas realizações.
9) Estipular alternativas e, principalmente, prioridades. Nem sempre todas as ações podem ser feitas, afinal, imprevistos acontecem. Por isso, é fundamental que assessor e cliente saibam quais ações são prioritárias e quais podem ser trabalhadas posteriormente.
10) Mensurar os resultados das ações, utilizando, por exemplo, um sistema de clipagem. A partir desses indicadores, assessor e assessorado conseguem acompanhar os resultados do trabalho de comunicação e avaliar se as metas foram alcançadas.
11) Retomar constantemente o planejamento para ver o que foi feito e o que ainda precisa ser melhorado. Planejar a comunicação deve ser algo periódico!
Dica
Uma dica para otimização de planejamento na assessoria de imprensa é investir no meio digital. Hoje, os consumidores e a própria mídia procuram as empresas e instituições primeiro pela internet. É no meio online que o público avalia a credibilidade e a confiabilidade da instituição.
No caso da mídia, é interessante criar no site do cliente um espaço para comunicação direta com os jornalistas: a Sala da Imprensa, como é normalmente chamada. Nela, os jornalistas têm acesso a dados da empresa, press releases, sua história, as premiações e os clippings de conteúdos mais relevantes.
O mundo gera informações a uma velocidade cada dia maior. O assessor de imprensa, na hora de planejar as ações de comunicação, deve estar bem informado sobre o mercado, a imprensa e o seu cliente.
Um bom profissional precisa entender as características do produto e a história do assessorado, entender as necessidades do público-alvo, as tendências de comportamento e as percepções sobre o produto, o serviço e a empresa ou instituição. Sem esse conhecimento, dificilmente as ações de comunicação serão efetivas.
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